EP Fotografie
Hieronder vind je de voorwaarden die van toepassing zijn op fotosessies, huwelijksreportages en andere fotografische opdrachten bij EP Fotografie.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle fotografieopdrachten uitgevoerd door Expecto Patronography, hierna ook “EP Fotografie” genoemd, zowel voor particuliere als zakelijke klanten.
Door een fotosessie, huwelijksreportage of andere fotografische opdracht te boeken, verklaart de klant vóór het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid te hebben gehad om kennis te nemen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel geldig wanneer deze vooraf en schriftelijk door beide partijen werden overeengekomen.
Dit doet geen afbreuk aan dwingende wettelijke rechten die van toepassing zijn op consumenten.
Het versturen van een aanvraag via de website, e-mail, sociale media of een ander communicatiekanaal geldt uitsluitend als een aanvraag en vormt op zichzelf nog geen definitieve reservatie of overeenkomst.
EP Fotografie controleert na ontvangst van de aanvraag de beschikbaarheid en neemt contact op met de klant om de opdracht, datum en eventuele praktische afspraken te bevestigen.
Een reservatie en overeenkomst worden definitief zodra de opdracht en datum schriftelijk door EP Fotografie werden bevestigd én het afgesproken voorschot werd ontvangen.
Tot op dat moment blijft de gewenste datum vrijblijvend en kan deze nog aan een andere klant worden toegewezen.
Na bevestiging wordt de datum exclusief voor de klant gereserveerd. Eventuele wijzigingen aan de opdracht of het gekozen pakket kunnen steeds in onderling overleg gebeuren en kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van de prijs.
De klant ontvangt de algemene voorwaarden vóór het definitief worden van de overeenkomst of krijgt de mogelijkheid deze op een duurzame drager te bewaren.
Voor elke boeking wordt een voorschot gevraagd.
Voor gewone fotosessies bedraagt dit 30% van het totaalbedrag, met een minimum van €195. Voor minishoots bedraagt het voorschot €50, tenzij de klant ervoor kiest om het volledige bedrag onmiddellijk te betalen.
Voor huwelijksreportages bedraagt het voorschot 30% van de totaalprijs. Het resterende saldo dient uiterlijk één week vóór de huwelijksdatum betaald te zijn.
Facturen voor gewone fotosessies zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum.
Wanneer de klant na ontvangst van de online galerij extra foto's wenst aan te kopen of het gekozen pakket wil uitbreiden, worden deze afzonderlijk gefactureerd. De bijkomende foto's worden geleverd na ontvangst van de betaling.
Bij laattijdige betaling behoudt EP Fotografie zich het recht voor om, voor zover wettelijk toegestaan en nadat de toepasselijke wettelijke formaliteiten werden nageleefd, de levering van foto's of andere producten uit te stellen tot de opeisbare bedragen zijn voldaan.
Bij betalingsachterstand van een consument worden de toepasselijke wettelijke regels inzake consumentenschulden nageleefd.
Wanneer een klant een geboekte fotosessie of huwelijksreportage wenst te annuleren, dient dit zo snel mogelijk schriftelijk te worden meegedeeld.
Bij annulering door de klant kan het betaalde voorschot worden ingehouden als redelijke vergoeding voor de gereserveerde datum, de reeds uitgevoerde voorbereidingen en het verlies dat redelijkerwijs uit de annulering voortvloeit, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
Een fotosessie of reportage kan, indien de agenda dit toelaat, éénmalig worden verplaatst naar een nieuwe datum. EP Fotografie kan echter niet garanderen dat de gewenste nieuwe datum beschikbaar zal zijn.
Indien geen passende nieuwe datum gevonden wordt, wordt de reservatie als geannuleerd beschouwd.
Deze bepalingen doen geen afbreuk aan eventuele dwingende wettelijke rechten van de klant.
EP Fotografie doet er alles aan om iedere opdracht volgens afspraak uit te voeren. In uitzonderlijke situaties, zoals ziekte, ongeval, extreme weersomstandigheden of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van de fotograaf, kan een fotosessie of reportage echter niet doorgaan.
In dat geval wordt steeds gezocht naar een passende oplossing, zoals het verplaatsen van de afspraak naar een nieuwe datum.
Bij huwelijksreportages zal EP Fotografie, indien mogelijk en in overleg met de klant, een ervaren vervangende fotograaf voorstellen. Wanneer dit niet mogelijk blijkt, worden reeds betaalde bedragen terugbetaald voor prestaties die niet werden uitgevoerd.
Voor gewone fotosessies zijn de eerste 50 kilometer vanaf Oostende inbegrepen in de prijs. Voor bijkomende kilometers wordt een vergoeding van €0,45 per kilometer aangerekend.
Voor huwelijksreportages zijn alle verplaatsingen binnen West-Vlaanderen inbegrepen. Vindt het huwelijk plaats buiten West-Vlaanderen, dan wordt een kilometervergoeding van €0,40 per kilometer aangerekend.
Eventuele parkeerkosten of tolgelden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht kunnen eveneens worden doorgerekend, voor zover deze vooraf werden meegedeeld of redelijkerwijs niet vooraf konden worden bepaald.
Elke reportage wordt uitgevoerd volgens de persoonlijke stijl en creatieve visie van EP Fotografie. De klant kiest bewust voor deze stijl en aanvaardt dat compositie, belichting, nabewerking en beeldselectie deel uitmaken van het artistieke proces van de fotograaf.
De klant staat zelf in voor het tijdig aanwezig zijn op de afgesproken locatie. Vertragingen kunnen de beschikbare duur van de fotosessie beïnvloeden zonder automatisch recht te geven op een verlenging of prijsvermindering.
Bij buitensessies kan, indien de weersomstandigheden dit vereisen, in onderling overleg een nieuwe datum worden afgesproken.
Bij een huwelijksreportage doet EP Fotografie er alles aan om de dag zo volledig en spontaan mogelijk in beeld te brengen. De klant wordt gevraagd de fotograaf tijdig te informeren over de dagplanning, belangrijke momenten en eventuele specifieke wensen.
Indien de planning tijdens de huwelijksdag afwijkt van de vooraf besproken timing, kan EP Fotografie niet garanderen dat alle gewenste foto's of momenten kunnen worden gerealiseerd.
Tijdens een volledige huwelijksreportage voorziet het bruidspaar een warme maaltijd en drank voor de fotograaf. Dit laat de fotograaf toe om aanwezig te blijven op de locatie en geen belangrijke momenten te missen.
Wanneer de reportage langer duurt dan vooraf overeengekomen, kunnen bijkomende uren worden bijgeboekt aan €200 per begonnen uur, mits dit mogelijk is en in overleg met de klant.
Hoewel EP Fotografie ernaar streeft alle belangrijke momenten vast te leggen, kan niet gegarandeerd worden dat elk moment of elke aanwezige persoon afzonderlijk gefotografeerd wordt. De fotograaf is afhankelijk van het verloop van de dag, de planning, de locatie en de medewerking van de aanwezigen.
Na elke fotosessie of reportage maakt EP Fotografie een zorgvuldige selectie van de beste beelden. Dubbele foto's, testfoto's, technisch minder geslaagde beelden of foto's die om artistieke of technische redenen niet voor levering worden geselecteerd, worden niet meegeleverd.
Alle geselecteerde foto's worden professioneel nabewerkt in de herkenbare stijl van EP Fotografie. De klant kiest bewust voor deze stijl en aanvaardt dat kleurgebruik, contrast, uitsnede en algemene afwerking deel uitmaken van het creatieve proces van de fotograaf.
RAW-bestanden of onbewerkte foto's worden niet afgeleverd.
De auteursrechten op de gemaakte foto's blijven bij EP Fotografie, behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst.
De afgewerkte foto's worden geleverd via een persoonlijke online galerij.
De richttermijn voor de oplevering bedraagt:
Deze termijnen zijn indicatief. Indien de levering onverwacht aanzienlijk vertraging oploopt, wordt de klant hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht.
De online galerij wordt geactiveerd nadat de opeisbare bedragen voor de betreffende opdracht werden betaald.
De online galerij blijft gedurende één jaar beschikbaar. Binnen deze periode kan de klant de foto's downloaden, delen en eventueel bijkomende foto's bestellen indien dit van toepassing is.
EP Fotografie bewaart de originele RAW-bestanden gedurende één jaar na de leveringsdatum. De afgewerkte JPEG-bestanden worden maximaal twee jaar bewaard.
Na deze bewaartermijnen is EP Fotografie niet verplicht de bestanden verder te bewaren en kunnen deze definitief worden verwijderd.
Indien de foto's na deze termijn uitzonderlijk toch nog beschikbaar zijn en de klant een nieuwe levering wenst, kan hiervoor een administratieve kost van €50 worden aangerekend.
De klant blijft zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veilig bewaren van de geleverde foto's.
Alle foto's blijven auteursrechtelijk beschermd ten gunste van EP Fotografie overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving.
De klant ontvangt een persoonlijk gebruiksrecht voor privégebruik. De foto's mogen worden gedeeld met familie en vrienden, afgedrukt worden en gebruikt worden op persoonlijke sociale media.
De foto's mogen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van EP Fotografie worden verkocht of commercieel gebruikt. De klant wordt gevraagd geen ingrijpende bewerkingen, zware filters of AI-bewerkingen toe te passen die de oorspronkelijke fotografische creatie wijzigen wanneer de beelden publiek worden gedeeld.
EP Fotografie kan gemaakte foto's gebruiken voor portfolio, eigen website, sociale media en eigen promotionele doeleinden, uitsluitend wanneer hiervoor afzonderlijk toestemming werd gegeven.
Toestemming voor het maken van de foto's houdt niet automatisch toestemming in voor publicatie ervan. Het weigeren van toestemming voor promotioneel gebruik heeft geen invloed op de fotosessie, reportage of overeengekomen prijs.
Een gegeven toestemming kan worden ingetrokken door contact op te nemen via info@epfotografie.be. Vanaf de intrekking zal EP Fotografie de betreffende beelden niet meer gebruiken voor nieuwe publicaties en zal zij, waar de toepasselijke regels dit vereisen en voor zover zij daar controle over heeft, passende maatregelen nemen ten aanzien van reeds gepubliceerde beelden.
Voor gebruik van foto's voor een externe wedstrijd of een wezenlijk ander doel dan waarvoor toestemming werd gegeven, wordt waar vereist afzonderlijke toestemming gevraagd.
Klanten mogen foto's delen op persoonlijke sociale media. Een vermelding of tag van @expecto.patronography wordt gewaardeerd, maar is niet verplicht.
EP Fotografie verwerkt persoonsgegevens voor welbepaalde doeleinden, waaronder het behandelen van aanvragen, het voorbereiden en uitvoeren van fotografieopdrachten, communicatie met klanten, administratie en het naleven van wettelijke verplichtingen.
Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
Wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door zorgvuldig gekozen dienstverleners, bijvoorbeeld voor hosting, e-mail, online galerijen of andere technische dienstverlening.
Meer informatie over welke persoonsgegevens worden verwerkt, de doeleinden en rechtsgronden, bewaartermijnen, ontvangers en de rechten van betrokkenen vind je in het privacy- en cookiebeleid van EP Fotografie.
Wanneer minderjarigen worden gefotografeerd, verklaart de klant die de boeking maakt dat hij of zij bevoegd is om de fotosessie voor de betrokken minderjarige(n) te boeken of over de daarvoor noodzakelijke toestemming beschikt.
Toestemming om een minderjarige te fotograferen houdt niet automatisch toestemming in om herkenbare beelden van die minderjarige te publiceren.
Voor het gebruik van herkenbare beelden van minderjarigen voor portfolio, website, sociale media of promotionele doeleinden wordt afzonderlijk toestemming gevraagd, rekening houdend met de toepasselijke regels inzake ouderlijk gezag, het recht op afbeelding en, waar relevant, het onderscheidingsvermogen van de minderjarige.
Bij twijfel over de vereiste toestemming kan EP Fotografie beslissen de betrokken beelden niet voor promotionele doeleinden te gebruiken.
EP Fotografie biedt cadeaubonnen aan die kunnen worden gebruikt als betaalmiddel voor een fotosessie of fotografische dienst.
Cadeaubonnen zijn één jaar geldig vanaf de aankoopdatum. De vervaldatum staat op de cadeaubon vermeld.
Een cadeaubon kan niet voor geld worden ingewisseld, behoudens wanneer de wet anders bepaalt.
Bij verlies, diefstal of beschadiging wordt de klant gevraagd zo snel mogelijk contact op te nemen met EP Fotografie. Indien de cadeaubon voldoende kan worden geïdentificeerd en nog niet werd gebruikt, kan EP Fotografie beoordelen of een vervangend exemplaar kan worden verstrekt.
Indien de waarde van de cadeaubon lager is dan de totale prijs van de gekozen fotosessie of dienst, dient de klant het verschil bij te betalen. Is de waarde hoger, dan blijft het resterende saldo beschikbaar gedurende de geldigheidsduur van de cadeaubon, tenzij anders overeengekomen.
Voor boekingen met een cadeaubon blijven deze algemene voorwaarden van toepassing.
EP Fotografie streeft ernaar iedere opdracht met de grootste zorg en professionaliteit uit te voeren.
Wanneer de klant niet tevreden is over de geleverde dienstverlening, wordt gevraagd dit zo snel mogelijk en bij voorkeur binnen 7 kalenderdagen na levering van de foto's schriftelijk te melden via info@epfotografie.be. Dit maakt het mogelijk om de klacht tijdig te onderzoeken en samen naar een passende en redelijke oplossing te zoeken.
Een klacht over de persoonlijke smaak van de klant vormt op zichzelf geen tekortkoming wanneer de foto's overeenstemmen met de vooraf kenbaar gemaakte fotografische stijl en de overeengekomen opdracht.
De termijn van 7 kalenderdagen doet geen afbreuk aan eventuele dwingende wettelijke rechten van de klant.
EP Fotografie voert iedere opdracht met de grootste zorg en professionaliteit uit.
EP Fotografie is niet aansprakelijk voor tekortkomingen die uitsluitend het gevolg zijn van omstandigheden buiten haar redelijke controle, voor zover zij alle redelijkerwijs te verwachten voorzorgsmaatregelen heeft genomen en haar wettelijke en contractuele verplichtingen naleeft.
Voor zover wettelijk toegestaan, is EP Fotografie niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade die niet redelijkerwijs voorzienbaar was bij het sluiten van de overeenkomst.
Geen enkele bepaling van deze algemene voorwaarden heeft tot doel aansprakelijkheid uit te sluiten of te beperken wanneer een dergelijke uitsluiting of beperking op grond van dwingend recht niet is toegestaan.
Op overeenkomsten met EP Fotografie is het Belgisch recht van toepassing.
Partijen proberen eventuele geschillen in eerste instantie in onderling overleg op te lossen.
Indien geen minnelijke oplossing wordt gevonden, kunnen geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank die volgens de toepasselijke wettelijke regels bevoegd is.
Versie 2026.2