Privacy & cookies

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je contact met EP Fotografie kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam en voornaam;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• adres- en facturatiegegevens;
• ondernemings- en btw-gegevens indien van toepassing;
• informatie die je zelf verstrekt bij een boekingsaanvraag, cadeaubon of andere communicatie;
• informatie die nodig is voor het voorbereiden en uitvoeren van een fotosessie of reportage;
• foto's waarop jij of andere betrokken personen herkenbaar kunnen zijn;
• administratieve, facturatie- en betalingsgegevens;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de veilige werking van de website.

We vragen je om geen persoonsgegevens te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor je aanvraag of opdracht.

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

EP Fotografie verwerkt persoonsgegevens onder meer om:

• aanvragen te ontvangen en beantwoorden;
• beschikbaarheid te controleren en fotografieopdrachten voor te bereiden;
• fotosessies en huwelijksreportages uit te voeren;
• met klanten te communiceren;
• foto's te selecteren, verwerken en afleveren;
• persoonlijke online fotogalerijen beschikbaar te stellen;
• cadeaubonnen aan te maken en af te handelen;
• facturen en administratie te verzorgen;
• wettelijke, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen na te leven;
• de website veilig en technisch correct te laten functioneren.

Afhankelijk van de verwerking gebeurt dit omdat dit noodzakelijk is om op jouw verzoek stappen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst, voor de uitvoering van een overeenkomst, om aan een wettelijke verplichting te voldoen of op basis van een gerechtvaardigd belang waar dat volgens de AVG is toegestaan.

Wanneer EP Fotografie zich voor een specifieke verwerking op jouw toestemming baseert, kun je die toestemming steeds intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

4. Foto's en publicatie

Het maken van foto's in het kader van een fotografieopdracht betekent niet automatisch dat EP Fotografie deze foto's openbaar mag publiceren.

Herkenbare foto's worden voor portfolio, de website, sociale media of eigen promotionele doeleinden gebruikt wanneer daarvoor de vereiste toestemming werd verkregen.

Het weigeren van toestemming voor promotioneel gebruik heeft geen invloed op de uitvoering of prijs van de fotosessie of reportage.

Een gegeven toestemming kan worden ingetrokken via info@epfotografie.be. Vanaf de intrekking worden de betreffende foto's niet meer voor nieuwe publicaties gebruikt en worden, waar vereist en voor zover EP Fotografie daar controle over heeft, passende maatregelen genomen ten aanzien van reeds gepubliceerde beelden.

Voor herkenbare beelden van minderjarigen wordt bijzondere aandacht besteed aan de toepasselijke regels rond ouderlijk gezag, recht op afbeelding en toestemming.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Klant- en opdrachtgegevens: gedurende de uitvoering van de opdracht en daarna zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de opvolging ervan of om wettelijke verplichtingen na te leven.
• RAW-fotobestanden: één jaar na de leveringsdatum.
• Afgewerkte JPEG-bestanden: maximaal twee jaar na levering.
• Facturen en boekhoudkundige gegevens: gedurende de wettelijk vereiste bewaartermijn.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, kunnen ze veilig worden verwijderd of geanonimiseerd.

6. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

EP Fotografie verkoopt persoonsgegevens niet.

Voor de uitvoering van de dienstverlening wordt wel gebruikgemaakt van zorgvuldig gekozen externe dienstverleners. Zij ontvangen uitsluitend gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de diensten die zij leveren.

• Cloud86 — hosting van de website en e-mail.
• Shootstack — persoonlijke online fotogalerijen en het afleveren van foto's.
• Accountable — facturatie en administratieve verwerking.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verstrekt wanneer EP Fotografie daartoe wettelijk verplicht is.

7. Beveiliging

EP Fotografie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik of ongewenste openbaarmaking.

Geen enkele methode van elektronische opslag of overdracht kan echter absolute veiligheid garanderen.

8. Cookies

De website van EP Fotografie gebruikt momenteel uitsluitend cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking en beveiliging van de website.

Voor deze cookies wordt geen toestemming gevraagd omdat ze noodzakelijk zijn voor de veilige en correcte werking van de website.

De website gebruikt momenteel geen cookies voor advertenties, marketing, bezoekersanalyse of profilering. Daarom wordt momenteel geen cookie-consentbanner getoond.

Wanneer in de toekomst analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies worden toegevoegd, wordt deze verklaring aangepast en zal waar nodig vooraf toestemming worden gevraagd.

9. Je rechten

Binnen de grenzen en voorwaarden van de AVG kun je onder andere het recht hebben om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• persoonsgegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden gericht aan info@epfotografie.be. EP Fotografie kan bijkomende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om je identiteit te controleren.

Wanneer je van mening bent dat je persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kun je ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Externe websites en diensten

De website kan links bevatten naar externe websites of diensten. EP Fotografie is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van websites van derden.

Wanneer je een externe dienst bezoekt, kunnen de privacyvoorwaarden van die aanbieder van toepassing zijn.

11. Wijzigingen

Deze privacy- en cookieverklaring kan worden aangepast wanneer de werking van EP Fotografie, de website, gebruikte dienstverleners of toepasselijke regelgeving wijzigt.

De meest recente versie wordt steeds op deze website gepubliceerd.